“अपना दिमाग साफ़ करो। यह पेट खाली करने से ज्यादा उपयोगी है। ”
~ मिशेल डी मोंटेल
आज मैं चिप्स के बारे में बात करूंगा जीटीडी तकनीकवह अनुमति देगा आपके पास अधिक समय है, कम थका हुआ है, अपने स्वयं के काम की दक्षता बढ़ाएंतनाव की मात्रा कम करें और जीवन से संतुष्टि बढ़ाएं।
क्या आप जानते हैं कि आपकी चेतना आपको उन कर्मों और कार्यों की लगातार याद दिलाएगी जो आपने सोचा था कि आप करेंगे, लेकिन अप्राप्य छोड़ दिया?
निश्चित रूप से आपके मस्तिष्क में हज़ारों अधूरे कार्य, आपके आंतरिक संसाधनों, शक्ति, ऊर्जा का उपभोग करने वाली असंसाधित प्रक्रियाएँ, और आपको यह भी पता नहीं है कि यह मृत वजन लटका हुआ है। यह सब तनाव पैदा करता है और आपको ताकत से वंचित करता है। आप नए कार्य करने में बदतर हैं क्योंकि आपका सिर पुराने लोगों से भरा है।
इस सभी सूचनाओं के अंत में अपना सिर कैसे साफ करें, अपने काम और जीवन में सुधार करें, मैं इस लेख में बताता हूं।
सबसे अधिक संभावना है कि आपने "जीटीडी" का संक्षिप्त नाम सुना है, जो कि गेटिंग-थिंग्स-डोन के लिए खड़ा है ("चीजों को पूरा करने के लिए", "चीजों को क्रम में कैसे रखा जाए")। यह दर्शन या तकनीक बहुत लोकप्रिय हो गई है, मीडिया कवरेज के लिए भी धन्यवाद। गार्डियन अखबार के एक पत्रकार ने जीटीडी दर्शन के लेखक डेविड एलेन को कहा, वह व्यक्ति जो ब्रह्मांड को आदेश लाने वाला है।
जीटीडी केवल एक समय प्रबंधन प्रणाली नहीं है जो व्यक्तिगत जीवन के बिना शीर्ष प्रबंधकों के लिए आवश्यक है। यह न केवल श्रम, बल्कि सोच, चेतना को अनुकूलित और व्यवस्थित करने के लिए एक प्रणाली है, जो अनावश्यक मानसिक बोझ, रचनात्मकता के लिए खुला स्थान, नए विचारों के दिमाग को "स्पष्ट" करने के लिए निर्देश देता है और आरामदायक और संगठित श्रम के लिए मनोवैज्ञानिक पूर्वापेक्षाएं पैदा करता है। इस प्रणाली को एक व्यापारी के लिए बनाया गया है जिसमें एक लाख परियोजनाएं हैं, और एक गृहिणी के लिए, जिसे बच्चों की देखभाल करने की जरूरत है, कथा पढ़ने के लिए समय और स्कूल जाने के लिए तैयारी कर रहे एक स्कूली बच्चे के लिए।
इस तथ्य के बावजूद कि यह घटना अच्छी तरह से ज्ञात है, हर कोई नहीं जानता कि यह क्या है और यह व्यक्तिगत रूप से आपकी मदद कैसे कर सकता है। इसलिए, आज मैं आपको सचमुच बताऊंगा कि मेरी उंगलियों पर क्या है। इस लेख को पढ़ने के बाद, आप अपने जीवन और सोच को आज लाने में सक्षम होंगे और लगभग तुरंत ही आप इन जीवन नवाचारों से एक सकारात्मक परिणाम देखेंगे।
मुझे अपने मामलों का आयोजन शुरू करने के लिए किसने प्रेरित किया?
काम की अधिकता के कारण चिंता और अपराधबोध पैदा नहीं होता है। जब आप खुद से कोई समझौता करते हैं तो यह अपने आप प्रकट हो जाता है।
~ डेविड एलन
बहुत पहले नहीं, मुझे अपने काम के कार्यक्रम को व्यवस्थित करने की आवश्यकता के साथ सामना किया गया था, जिसमें मैंने बहुत सारी अड़चनें खोजीं। लगभग 10 साल पहले, मेरी एकाग्रता समस्याओं के कारण, लंबे समय तक किसी भी तरह का काम करना मेरे लिए बेहद मुश्किल था। समय के साथ, मैंने अपना ध्यान और अनुशासन सुधारने के लिए काम करना शुरू कर दिया। मैंने अपने वादों को शिथिल करना और पूरा करना सीखना शुरू कर दिया। यह फल बोर करता है।
मैं अपना खुद का प्रोजेक्ट बनाने में सक्षम था, इसे अनसुना कर दिया, काम पर रखा छोड़ दिया और खुद के लिए काम करना शुरू कर दिया, जैसा कि मैंने सपना देखा था। मैं अपने आप पर काम करने में प्रगति की भावना में था, जो मेरे वर्तमान और मेरे अतीत के बीच की हड़ताली विपरीतता से प्रबलित था। कुछ समय पहले मैं संस्थान में अपनी पढ़ाई और सरल काम पर रखा गया काम नहीं कर सकता था, लेकिन अब मैंने अपने प्रोजेक्ट के लाभ के लिए अनुशासित रूप से काम किया और जिन लोगों को यह दिन-ब-दिन काम कर रहा है, अपने दम पर, न कि "लश के तहत"। ।
तभी मैंने गौर किया कि यह सीमा नहीं है। समय पर सफलता की भावना ने मुझे उन समस्याओं से छिपा दिया जो मेरे काम के संगठन में बनाई गई थीं।
मेरे पास काम की एक बड़ी विविधता है: मेल में पत्र, साइट पर लेख, टिप्पणियां, "NO PANIC" पाठ्यक्रम के छात्रों के साथ काम करना, आदि। आदि इसके लिए सभी को अच्छे संगठन की आवश्यकता होती है। मैंने इस तथ्य के कारण इसकी अनुपस्थिति के बारे में समझा कि मेल में अपठित पत्रों का एक द्रव्यमान था, लेकिन "महत्वपूर्ण" के रूप में चिह्नित किया गया था। "2015 के लिए योजनाएं", "फरवरी 2016 के लिए कार्य" के साथ Vordovskie फाइलें हार्ड डिस्क में बिखरी हुई थीं। बक्से में नोट, विचारों के साथ नोटबुक थे, और, फिर से, उन कार्यों के विवरण के साथ जिन्हें मुझे प्रदर्शन करना है। कहने की जरूरत नहीं है, मैंने बहुत कम ही इन फाइलों को खोला और इन सूचियों के साथ जांच की। और यह सब मेरे अनुशासन की कमी के कारण नहीं हुआ, बल्कि इस तथ्य के कारण कि यह सभी किसी प्रकार का असुविधाजनक रूप था, जिससे इन सभी नियोजन गतिविधियों की व्यर्थता की आंतरिक भावना पैदा हुई।
मुझे एहसास हुआ कि मेरे पास अभी भी ज्यादा समय नहीं है, हालांकि मैं और अधिक कर सकता था।
सामान्य तौर पर, कार्यों की एक संगठित सूची बनाने का प्रयास और, सबसे महत्वपूर्ण बात, इसका पालन करना, समय के बाद समय के साथ गिर गया।
बेशक, मैंने तत्काल दैनिक मामलों को अंजाम दिया, लेकिन साथ ही मैंने महसूस किया कि कितने "कार्य" और "विचार" निलंबित हैं। यह सब इस तथ्य के परिणामस्वरूप हुआ कि मुझे काम से कम संतुष्टि महसूस होने लगी। ऐसे दिन थे जब मैंने खुद को पहले खत्म होने दिया। मैं सड़क पर निकल गया, अपनी बाइक पर सवार हो गया, लेकिन अपने खाली समय का आनंद लेने के बजाय, जो कि अगर मैं ऑफिस में काम करता, तो मुझे यह महसूस नहीं होता था कि मुझे यह महसूस नहीं हुआ है कि मैंने कुछ नहीं किया है, कुछ नहीं किया है समय था पूर्णतावादी दृष्टिकोण मेरे विचारों में उभरने लगे: "मुझे और अधिक करना होगा," "मैं ज्यादा काम नहीं करता।" लेकिन मैं समझ गया कि समस्या काम की मात्रा में नहीं है, बल्कि उसके संगठन में है।
इसलिए मैंने अपने सभी कार्य स्थान को व्यवस्थित करने का निर्णय लिया। मैंने डेविड एलन की उत्कृष्ट पुस्तक को उठाया - "चीजों को क्रम में कैसे रखा जाए"। मैंने लंबे समय से जीटीडी प्रणाली के बारे में सुना है, लेकिन केवल अब मैंने इसे बेहतर तरीके से जानने का फैसला किया है।
GTD क्या है?
"अधूरा व्यापार वास्तव में दो स्थानों पर अधूरा रहता है: वास्तव में, और आपके सिर में। आपके सिर का अधूरा कारोबार आपके ध्यान की ऊर्जा को अवशोषित करता है, क्योंकि यह आपके विवेक को परेशान करता है। ”
~ ब्रह्म कुमारियाँ
जब मुझे सिर्फ यह पुस्तक मिली, तो मैंने इसमें समय प्रबंधन के कुछ तुच्छ सुझावों को पढ़ने की अपेक्षा की, जो मुझे अन्य स्रोतों में मिले, जैसे "चीजों को महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण नहीं में विभाजित करें", "जो प्रत्यायोजित किया जा सकता है"।
लेकिन लेखक "टाइम मैनेजमेंट" के ऐसे मानक दृष्टिकोण को सीमित और कई मामलों में प्रभावी नहीं होने की बात करता है। मुझे यह तथ्य पसंद आया कि डेविड एलन अब "प्रभावी श्रम" के विचारों का उल्लेख नहीं कर रहे हैं, लेकिन मानव चेतना की संभावनाओं और सीमाओं के लिए। अपने स्वयं के मामलों को व्यवस्थित करने के लिए ताकि वे हमारी सोच की विशिष्टताओं के साथ संघर्ष में न आएं। जीटीडी दृष्टिकोण पूरी तरह से निष्कर्ष पर आधारित है कि हमारा मस्तिष्क कैसे काम करता है, यह कैसे जानकारी जमा करता है, यह अनसुलझी समस्याओं को कैसे संभालता है।
इस दर्शन का सबसे बुनियादी मनोवैज्ञानिक आधार यह तथ्य है कि किसी भी महत्वपूर्ण कार्य, यह एक महत्वपूर्ण परियोजना के पूरा होने या ध्यान के पाठ्यक्रम के लिए एक मठ की यात्रा है, हमारा मस्तिष्क अनसुलझे के रूप में मानता है, ध्यान में रखता है, मानसिक तनाव का कारण बनता है, अगर यह औपचारिक नहीं है बाह्य सूचना भंडारण प्रणाली के ढांचे के भीतर विशिष्ट कार्यों के रूप में ये कार्य।
चिंता मत करो और इस पैराग्राफ को फिर से पढ़ना करने की आवश्यकता नहीं है! अब मैं समझाता हूं कि इसका क्या मतलब है। एक अच्छा उदाहरण पुस्तक में दिया गया है "चीजों को क्रम में कैसे रखा जाए।" कहते हैं, दस साल पहले, आपने खुद को अलमारी को साफ करने का वादा किया था, लेकिन आज आपने ऐसा नहीं किया है। आपके मस्तिष्क ने इन सभी दस वर्षों के लिए इस कार्य के बारे में जानकारी कैसे संग्रहीत और संसाधित की है?
तथ्य यह है कि मनोवैज्ञानिकों को यकीन है कि कार्यों की स्थापना के संदर्भ में हमारी चेतना का अतीत और भविष्य के बारे में कोई विचार नहीं है। ये विचार केवल वैचारिक रूप से मौजूद हैं, लेकिन वे चेतना के अंदर सूचना प्रसंस्करण के एल्गोरिदम में नहीं हैं।
यदि आप अपने आप को अगले सप्ताह सेवा में ले जाने का वादा करते हैं और उसी समय इस प्रतिबद्धता को ध्यान में रखने की कोशिश करते हैं, तो आपका दिमाग यह सोचेगा कि आपको इसे अभी करना है, आज, लगातार आपको इसके बारे में याद दिलाता है। और कल इसे भी वही माना जाएगा।
आपका मन बस इसके बारे में जानकारी संग्रह में कहीं नहीं सहेज सकता है, सात दिनों के बाद इसे याद दिलाने के लिए।
कार्य हर दिन "तत्काल समाधान की आवश्यकता है" की स्थिति में होगा, जब तक आप सेवा में नहीं जाते।
कोठरी में गड़बड़ी के उदाहरण पर लौटते हुए, हम कह सकते हैं कि इस मामले में आप पिछले 10 वर्षों से 24 घंटे एक दिन कोठरी की सफाई कर रहे हैं! आपकी चेतना ने इस कार्य को अधूरा माना, यह आपकी स्मृति के स्थान में एक जगह छोड़ देता है, अधूरे काम के कारण तनाव और असंतोष पैदा करता है।
और अपनी स्मृति को मुक्त करने के लिए और अपने मन को अधूरी प्रक्रियाओं से मुक्त करने के लिए, जिन यादों को आपके मानसिक संसाधन भक्षण कर रहे हैं (जैसे कि कंप्यूटर पर पृष्ठभूमि प्रक्रियाएं प्रोसेसर और मेमोरी संसाधनों का उपभोग करती हैं, मशीन को धीमा बना देती हैं), दो प्रमुख क्रियाओं की आवश्यकता होती है।
- कार्य को आंतरिक मेमोरी (आपके मस्तिष्क) से बाहरी (आपके कंप्यूटर, नोटबुक, टैबलेट, फोन) में स्थानांतरित करें
- तय करें कि कार्य के बारे में अगली ठोस कार्रवाई क्या होगी। उदाहरण के लिए, "कार की मरम्मत" का वैश्विक कार्य कई सरल चरणों से मिलकर हो सकता है। बहुत पहली कार्रवाई हो सकती है: "इंटरनेट पर उपयुक्त भागों को ढूंढें।"
इस मामले में, आपकी चेतना आंतरिक मेमोरी को छोड़ देगी और आपको यह याद दिलाने के लिए लगातार रोक देगी कि आपने अभी तक ऐसा नहीं किया है। आखिरकार, आपने इन सभी कार्यों को बाहरी सिस्टम में स्थानांतरित कर दिया है।
ये सिद्धांत रूप में, जीटीडी तकनीक के प्रमुख बिंदु हैं जिन पर सब कुछ निर्भर करता है। यदि आप इस सिद्धांत को समझते हैं, तो आपको पहले से ही सामान्य समझ है कि जीटीडी क्या है। यह प्रणाली प्रभावी केस प्रबंधन है, विचारों का निर्माण करती है, जो रिकॉर्ड, कैलेंडर, रिमाइंडर और चेतना के कार्य के आंतरिक अनुकूलन के भीतर कार्यों के दोनों बाहरी संगठन पर निर्भर करती है।
इसके अलावा, ये दो स्तर परस्पर जुड़े हुए हैं। बाह्य क्रम एक पूर्वापेक्षा और संगठित और "शुद्ध" चेतना का उपकरण है। एक स्पष्ट मन आपको अधिक कुशलतापूर्वक काम करने की अनुमति देता है * और कम थका हुआ।
(* हालांकि मैं "काम" शब्द का उपयोग करता हूं, यह केवल व्यावसायिक गतिविधियों से संबंधित नहीं है। इस संदर्भ में, आपके व्यवसाय को लेकर सभी चिंताएं हैं। योजना की छुट्टियां भी काम की हैं। बस अपने दूसरे छमाही के साथ संबंधों की समस्या के बारे में सोचकर)।
आगे, मैं इस प्रणाली की कुछ सरल विशेषताओं के बारे में बात करूंगा।
फ़ीचर 1 - तय करें कि अगली कार्रवाई क्या होगी।
"जब आप अपनी गतिविधि (कार्यान्वयन का इरादा) की योजना बनाते हैं और तय करते हैं कि आप किस संदर्भ में प्रदर्शन करेंगे, तो आप अपनी इच्छाशक्ति को एक मुट्ठी में इकट्ठा करने और अपने आप को कुछ करने के लिए मजबूर करने के बजाय वांछित व्यवहार से लगभग स्वचालित रूप से जुड़ जाते हैं।"
~ डी। एलन
यदि आप पुस्तक "चीजों को क्रम में कैसे रखें" पढ़ते हैं, तो आप समझेंगे कि यह केवल सुनहरा नियम है। लेखक लगातार उसके पास वापस आता है। इसके अलावा, वह अगली कार्रवाई के बारे में सोचने के लिए पूरी दुनिया को पढ़ाने के लिए जुनूनी है!
हां, नियम महत्वपूर्ण है, लेकिन इसे आदत बनाने में समय और अनुशासन लगता है।
तथ्य यह है कि हम, एक नियम के रूप में, सामान्य रूप से और अमूर्त रूप से समस्याओं के बारे में बहस करते हैं। "बच्चे को बेहतर सीखने के लिए आवश्यक है," "संघर्षों में कम भाग लेने के लिए मुझे शांत होना चाहिए।" बेशक, बड़ी तस्वीर को ध्यान में रखने की आवश्यकता है, लेकिन चीजों को निष्पादन में लाने के लिए, आपको अगली कार्रवाई के बारे में सोचने के लिए योजना के अगले स्तर पर जाने की आवश्यकता है।
हमने जिन उदाहरणों की समीक्षा की, उनमें यह हो सकता है:
- "इंटरनेट पर आलस्य के साथ इच्छाशक्ति, अनुशासन और संघर्ष के विकास पर लेख खोजें। या इस विषय पर एक पुस्तक में एक पुस्तक खोजें।"
- "इस बारे में पढ़ें कि विश्राम तकनीक क्या है।"
- "अपने बेटे के साथ उसकी सीखने की समस्याओं के बारे में बातचीत तय करें।"
अगली क्रिया की आवश्यकता बिल्कुल शारीरिक क्रिया नहीं है। "इस बारे में सोचने के लिए कि क्या मुझे कॉलेज जाना चाहिए" भी एक कार्रवाई है। आप केवल कार्य के बारे में सोच सकते हैं, जरूरी नहीं कि आगे बढ़ें। लेकिन केवल इस चरण को निर्दिष्ट करने के बाद, आप पहले से ही अपने मस्तिष्क का हिस्सा जारी करेंगे।
हमारे जीवन की सभी समस्याएं हम हल नहीं कर सकते। इसलिए, यह समझना महत्वपूर्ण है कि निर्णय "कुछ भी नहीं करने के लिए" भी एक निर्णय है।
यह घटना आपको न केवल चेतना को उतारने की अनुमति देती है, बल्कि प्रेरणा के साथ खुद को रिचार्ज करने के लिए भी अनुमति देती है। कई कार्य, जब हम उन्हें अपने दिमाग में प्रस्तुत करते हैं, तो यह असंभव या बहुत कठिन प्रतीत होता है। "मेरे भगवान, मुझे अपनी पूरी गर्मियों की झोपड़ी को अलग करना होगा, यह अंत के बिना काम है!" लेकिन हमारे लिए नीचे उतरना बहुत आसान होगा यदि हम निम्नलिखित क्रियाओं के रूप में एक योजना की रूपरेखा तैयार करते हैं: "इंटरनेट पर सही उपकरण ढूंढें।" यह अब आसान है, है ना? और जब हम ऐसा करेंगे, तो हम अंतिम लक्ष्य के करीब आने में संतुष्टि महसूस करेंगे।
चिप 2- बाहरी प्रणाली में स्थानांतरण
जैसा कि आप पहले से ही इस लेख से याद करते हैं, स्मृति पर भरोसा करना न केवल अविश्वसनीय है, बल्कि आपके मस्तिष्क के संसाधनों का उपयोग करने के मामले में भी प्रभावी नहीं है। इसलिए, डेविड एलन दृढ़ता से अनुशंसा करते हैं कि सभी कार्यों को स्मृति को मुक्त करने के लिए एक बाहरी प्रणाली में स्थानांतरित किया जाए।
बाहरी प्रणाली एक टैबलेट, फोन, नोटबुक, कंप्यूटर, नोटबुक हो सकती है। कोई भी सुविधाजनक वाहक जिसके साथ आप काम कर सकते हैं।
जैसा कि लेखक ने नोट किया है, कई लोग, पहली बार अपने सभी मामलों और परियोजनाओं को एकत्र करते हुए, एक बड़ी राहत महसूस करते हैं, रिलीज की भावना, हालांकि कभी-कभी यह समझ में आता है कि डरावनी सीमाओं पर कितना करना है!
वैसे, यह मेरी कार्य सूची प्रीप्रोसेसिंग के बाद दिखती है। मैंने वहां से बहुत सारी अनावश्यक चीजों को हटा दिया, जो मैंने पहले ही कर लिया है या नहीं करने का फैसला किया है। यही है, पहले चरण में और "दो मिनट का नियम" (इसके बारे में नीचे) के आवेदन से पहले, यह बहुत अधिक था।
यह कहना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा कि कार्य सूची को किसी भी समय किसी भी स्थान से व्यवस्थित, सुविधाजनक, सुलभ होना चाहिए। यह आवश्यक है कि इसे लगातार अद्यतित रखें और आवश्यकतानुसार इसे परिष्कृत करें। अपनी परियोजनाओं के कार्यान्वयन की स्थिति के बारे में जानने के लिए आपको उनसे संपर्क करने की आवश्यकता है।
(अर्थात, मेरे साथ ऐसा नहीं था (या शायद आपके साथ भी): मेरे कार्य स्थान में विभिन्न स्थानों पर चादरें और नोटबुक के ढेर, जिन्हें मैंने कभी संबोधित नहीं किया है।)
और हां !!! प्रत्येक कार्य को अगले चरण के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए!
आमीन।
फ़ीचर 3 - संदर्भ द्वारा कार्यों को व्यवस्थित करें
“कुछ करने के लिए बहुत ताकत की जरूरत नहीं होती है। क्या करना है यह तय करने के लिए और अधिक प्रयास की आवश्यकता है। ”
~ डेविड एलन
मैंने पुस्तक को प्राथमिकताओं द्वारा कार्यों को क्रमबद्ध करने के बारे में सीधे सिफारिशें देने पर ध्यान नहीं दिया। डेविड एलन को यकीन है कि हमारी चेतना के लिए विभिन्न कार्यों का महत्व इतना महत्वपूर्ण नहीं है, क्योंकि हमारी चेतना में बड़ी और छोटी दोनों चिंताएं होती हैं और हमें उन सभी को पूरा करने की आवश्यकता है (या प्रदर्शन नहीं करने का निर्णय)। एक पुशओवर नहीं किया गया है, जिसके बारे में जानकारी दिमाग में संग्रहीत है, आपको अधिक "महत्वपूर्ण" चीजों से विचलित कर सकती है। हालांकि, यह संदर्भ या ऊर्जा स्तर के आधार पर कार्यों के आयोजन के लिए एक उत्कृष्ट विधि प्रदान करता है।
एक बार जब मैं आंशिक रूप से सहज रूप से इस पद्धति पर आया, लेकिन तब मैं इसके बारे में भूल गया क्योंकि मैंने इसे औपचारिक रूप नहीं दिया और इसे एक आदत नहीं बनाया। उदाहरण के लिए, कार्यों की एक बड़ी सूची है। कुछ कार्यों के लिए बहुत अधिक ऊर्जा की आवश्यकता होती है।
मेरे लिए, यह "छात्रों के लिए टिप्पणियों और समर्थन के लिए प्रतिक्रियाएं हैं," "लेख।"
कुछ के लिए यह पर्याप्त नहीं है, उदाहरण के लिए, "एक होस्टिंग का भुगतान", "इलेक्ट्रॉनिक खातों के साथ काम"। मैं यह आसानी से कर सकता हूं जब मेरे पास लेखों के लिए पर्याप्त समय नहीं है।
अब क्या करना है, इसके बारे में निर्णय, पहले, बहुत सारी ऊर्जा, और, दूसरी बात, उन्होंने प्रेरणा पर नकारात्मक प्रभाव डाला। मैं अपने ऊर्जा स्तर के अनुकूल एक सबक का चयन नहीं कर सका, और इस वजह से मैंने अपनी नौकरी छोड़ दी, काम करने के दिन को कुख्यात भावना से समाप्त कर दिया कि मैंने कुछ नहीं किया। अब, अगर मेरे पास थोड़ी ताकत है, और मेरे पास बहुत समय है, तो मैं बस वह काम कर सकता हूं जिसके लिए बड़ी मात्रा में ऊर्जा की आवश्यकता नहीं है। मैं बस "कम ऊर्जा" नाम के साथ सूची को देख सकता हूं और इसमें से कुछ बना सकता हूं। सभी सरल सरल है!
आप अपनी कार्य सूची को संदर्भ द्वारा भी व्यवस्थित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "कंप्यूटर पर", "स्टोर में", आदि। पुस्तक में आयोजन के कई अन्य तरीके प्रस्तुत किए गए हैं।
फ़ीचर 4 - दो मिनट का नियम
बहुत सरल, लेकिन बेहद प्रभावी नियम। यदि हम अनुस्मारक की सूची के भीतर अपने मामलों के बारे में जानकारी का आयोजन करते हैं, तो हम इस सूची के आकार से भयभीत हो सकते हैं। सौभाग्य से, इसे अच्छी तरह से साफ करने का एक अच्छा और आसान तरीका है।
आपको खुद को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं है: "किसी मित्र के पत्र का उत्तर दें, आपका खाली समय कैसा होगा," यदि यह उत्तर आपको 2 मिनट से कम समय का लगता है!
अभी जवाब दें और इस मामले से अपने आप को एक सिर और कार्यों की एक सूची से मुक्त करें। जब, डी। एलन की पुस्तक पढ़ने के बाद, मैंने अपना मेलबॉक्स रेक करना शुरू किया, तो मुझे वहां कई अनुत्तरित पत्र मिले। बेशक, एक बार, मैंने उन्हें महत्वपूर्ण कार्यों के रूप में बंद कर दिया, लेकिन फिर मैं उनके बारे में भूल गया।
नतीजतन, समीक्षा करने के बाद, मैंने बहुत सारे पुराने पत्रों का उत्तर दिया, और मुझे ज्यादा समय नहीं लगा। मेरे कुछ पाठकों को एक साल बाद मुझसे प्रतिक्रिया मिली! नाराज मत हो, कृपया, मुझ पर, यह भीड़ भरे मेलबॉक्स और मामलों के महत्वहीन संगठन का परिणाम है। Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
