एक योजना क्या है, कौन से प्रकार हैं और वे किस लिए हैं?

दैनिक शब्दावली में, "सब कुछ योजना के अनुसार चल रहा है।" इसका मतलब है कि सब कुछ के रूप में मामूली आश्चर्य या आश्चर्य के बिना होता है। लेकिन यह इतना महत्वपूर्ण क्यों है? आपको कार्ययोजना की आवश्यकता क्यों है? यह क्या है? क्या कार्रवाई के पूर्व निर्धारित क्रम के बिना उद्देश्यों को प्राप्त करना संभव है? क्या एक योजना केवल कार्य असाइनमेंट के लिए आवश्यक है, या क्या यह जीवन में अपूरणीय है? अपने समय की योजना बनाना कैसे सीखें? क्या यह करना मुश्किल है? क्या प्रभावी तकनीकें हैं? इस मुद्दे से परिचित होने के लिए हम अगले दस मिनट की योजना बनाते हैं।

क्या योजना है?

एक योजना एक जानबूझकर कार्रवाई है जो समय सीमा के भीतर निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। संक्षेप में, योजना की तैयारी में निम्नलिखित घटक शामिल हैं:

लक्ष्य निर्धारण - लक्ष्य निर्धारित करना;
डिजाइन - कार्रवाई का एक कार्यक्रम;
वेरिएंट डिज़ाइन - कई विचारों का विकल्प;
समय सीमा - समय सीमा;
संसाधनों की परिभाषा - क्या आवश्यक है, इसे कहाँ प्राप्त करना है;
कलाकारों का निर्धारण - जो कार्य करेगा;
परिणामों का निर्धारण - एक मॉडल, योजना या परियोजना बनाना।

उदाहरण के लिए, एक फर्म एक नई उत्पाद लाइन का विपणन करना चाहती है। एक शुरुआत के लिए, लक्ष्य और उद्देश्यों को तैयार करें। रणनीति और रणनीति को परिभाषित करते हुए कार्रवाई के एक अनुकरणीय कार्यक्रम के रेखाचित्र बनाएं। फिर, असाइनमेंट के लिए समय सीमा, इसके सभी उप-अनुच्छेदों को सेट करें। फिर, वे आवश्यक संसाधनों, उनके स्रोतों की खोज करते हैं, और व्यक्तिगत कलाकारों की जिम्मेदारी के क्षेत्रों को भी निर्धारित करते हैं। अंत में, वे एक भौतिक माध्यम (कागज या डिजिटल दस्तावेज़) पर विचार दर्ज करते हैं, उन्हें लागू करना शुरू करते हैं। यह योजना सरल है, क्योंकि विभिन्न प्रकार की योजनाएँ हैं। उनके कार्यान्वयन से तात्पर्य कुछ विशेष आवश्यकताओं की पूर्ति से है।

किस प्रकार की योजना तैयार की जाती है?

नियोजन की कार्यप्रणाली व्यापक, कार्यक्षेत्र, समय, वस्तुओं, सामग्री, गहराई, प्रतिबद्धता, क्रम, लेखांकन, क्षेत्रों, नियोजन निर्णयों के समन्वय में भिन्न है। वास्तव में, सब कुछ काफी सरल और तार्किक है। तो, योजनाएं हैं:

दायरे से:

सामान्य - कार्य के सभी विवरणों को ध्यान में रखना;
आंशिक - विशिष्ट तत्वों का वर्णन करें।

कार्यान्वयन के संदर्भ में:

दीर्घावधि - 5 वर्षों से अधिक की अवधि के लिए विकास की रणनीति।
मध्यम अवधि - एक वर्ष से पांच साल तक की अवधि;
अल्पकालिक - वर्तमान समस्याओं (1 वर्ष तक) को हल करें।

वस्तुओं द्वारा:

योजना के लक्ष्य - लक्ष्य निर्धारण;
फंड की योजना - बजट और उपकरण की परिभाषा;
कार्यकारी योजना - जिम्मेदार की नियुक्ति;
कार्यक्रम योजना - उपयुक्त कार्यक्रमों का विकास;
कार्य योजना - आवश्यक प्रयास को समझना।

सामग्री के अनुसार:

सामरिक योजना - लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए शर्तें;
रणनीतिक योजना - काम की मुख्य दिशा;
ऑपरेशनल कैलेंडर प्लान - विनिर्देश और समय सीमा तय करना;
व्यवसाय योजना - सभी संकेतकों के लिए लेखांकन जो लक्ष्य को प्राप्त करने में भूमिका निभाते हैं।

गहराई पर निर्भर करता है:

एकत्रित - सामान्य मापदंडों को ध्यान में रखें;
विस्तृत - सभी संभावित विवरणों की गणना करें।

दायित्व द्वारा:

अनिवार्य (निर्देश) - सख्ती से निर्धारित;
वैकल्पिक (सांकेतिक) - बल्कि अनुशंसात्मक।

निष्पादन के आदेश के आधार पर:

आदेशित - क्रमिक निष्पादन की आवश्यकता;
असाधारण - आवश्यक के रूप में दिखाई देते हैं;
स्लाइडिंग - विस्तार की संभावना का सुझाव दें।

लेखांकन डेटा द्वारा:

कठोर योजनाएं - सभी नियमों का अनिवार्य अनुपालन;
लचीली योजनाएं - किसी दिए गए पाठ्यक्रम से विचलित करने की क्षमता;
तंग-लचीली योजनाएं - लचीली और कठोर योजनाओं का संयोजन।

आवेदन द्वारा:

विपणन - कंपनी की वैश्विक रणनीति को परिभाषित करना;
वित्तीय - आर्थिक घटक की समझ;
उत्पादन - सामग्री और तकनीकी आधार प्रदान करना;
अनुसंधान - मूल अवधारणा का गठन;
व्यक्तिगत - व्यक्तिगत प्रदर्शन को संरचित करना।

समय में समन्वय द्वारा:

एक साथ योजना - एक एकल चरण से मिलकर;
अनुक्रमिक योजनाएं - अलग-अलग चरणों से मिलकर एक लंबी प्रक्रिया के मामले में होती हैं।

सूचीबद्ध प्रकार की योजनाएँ ज्यादातर मामलों में सार्वभौमिक होती हैं और दोनों का उपयोग कॉर्पोरेट उद्देश्यों और किसी व्यक्ति की व्यक्तिगत प्रभावशीलता को बढ़ाने के लिए किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, उनका उपयोग दैनिक योजना को संकलित करने के लिए किया जा सकता है। यह क्या है? आगे बात करते हैं।

दिन की योजना क्या है?

दिन की योजना - दिन के लिए आगे की कार्रवाई का एक विचारशील अनुक्रम। योजना विशेषज्ञ इसे दो बार बनाने की सलाह देते हैं। पहली बार - शाम में, और दूसरा - सुबह में, संभव परिवर्तनों को ध्यान में रखते हुए।

किसी व्यक्ति की शारीरिक विशेषताओं को ध्यान में रखना सबसे अच्छा है, दैनिक बायोरिएथम्स को ध्यान में रखना। उदाहरण के लिए, मस्तिष्क गतिविधि लगभग 10.00 से 12.00 तक सक्रिय होती है। इस अवधि के दौरान, आप सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को निर्धारित कर सकते हैं।

आगे की ऊर्जा गिरती है। इसे दोपहर के भोजन के दौरान फिर से भरना चाहिए। फिर, शरीर को आराम करने, आराम करने की अनुमति देना आवश्यक है। लगभग 14.00 से 16.00 तक बौद्धिक और रचनात्मक गतिविधि का पुन: सक्रियण होता है। इस समय बैठकें या मंथन आयोजित करना उचित है।

17.00 के करीब शारीरिक फिटनेस का एक चरम है। इस समय को खेल या बाहरी गतिविधियों के लिए समर्पित करना उचित है। फिर रात का खाना, विश्राम।

उनके सबसे उत्पादक समय अंतराल को समझना, इस समय के लिए महत्वपूर्ण कार्यों को चित्रित करना आसान है ताकि इसे यथासंभव कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से संचालित किया जा सके।

योजना के तरीके

योजना तैयार करने के लिए कई विकल्पों में से, सबसे प्रभावी हैं, जो विशेष रूप से समय प्रबंधन के समर्थकों द्वारा लोकप्रिय हैं:

एबीसी योजना;
आइजनहावर मैट्रिक्स;
गैंट चार्ट;
स्मार्ट योजना;
GTD तकनीक।

इन तरीकों को अलग से लागू किया जा सकता है या एक दूसरे के साथ जोड़ा जा सकता है। उनमें से प्रत्येक योजना के एक विशिष्ट पहलू पर ध्यान केंद्रित करते हुए, विशिष्ट समस्याओं को हल करने में प्रभावी है। उदाहरण के लिए, प्राथमिकताएं, लक्ष्य-निर्धारण या आदेश देने के मामले।

एबीसी योजना

योजनाओं को तैयार करने का यह तरीका पारेटो नियम के लिए आंशिक रूप से तुलनात्मक है, जिसके अनुसार 20% प्रयास 80% परिणाम लाते हैं और इसके विपरीत। यदि आप सबसे अधिक उत्पादक क्षेत्रों की पहचान करना सीखते हैं, तो वे सफलता का "शेर का हिस्सा" प्रदान करेंगे। तो, एबीसी कार्यप्रणाली प्राथमिकता के आधार पर, उनके महत्व के अनुसार है:

ए - सबसे महत्वपूर्ण कार्य (एक नियम के रूप में, उनमें से 15% से अधिक नहीं हैं, लेकिन वे लगभग 65% परिणाम देते हैं);
बी - औसत महत्व के मामले (लगभग 20% हैं, और उनके कार्यान्वयन की दक्षता 20% के भीतर है);
सी - महत्वपूर्ण कार्य नहीं (समय का 65% भरने पर 15% सफलता प्रदान करें)।

श्रेणी ए से कार्यों के प्रदर्शन पर अपने प्रयासों को निर्धारित करने और ध्यान केंद्रित करने के बाद, एक व्यक्ति अपनी व्यक्तिगत या श्रम दक्षता में काफी वृद्धि करता है, क्योंकि वह बेकार काम पर कम समय खर्च करता है।

आइजनहावर मैट्रिक्स

प्रभावी योजना, प्राथमिकताओं की पसंद के आधार पर, जिसे अमेरिकी कमांडर और अध्यक्ष, ड्वाइट डेविड आइजनहावर के नाम पर रखा गया था। इस पद्धति के अनुसार, मामलों के महत्व और तात्कालिकता के आधार पर योजनाओं को बनाने की आवश्यकता है। आलेखीय रूप से, यह चार भागों में विभाजित चतुर्भुज की तरह दिखता है:

महत्वपूर्ण, जरूरी कार्य - विकास क्षेत्र;
महत्वपूर्ण, जरूरी काम नहीं - आवश्यक मामलों का एक वर्ग;
महत्वपूर्ण नहीं, तत्काल कार्य - क्षेत्र "दिनचर्या";
महत्वपूर्ण नहीं, तत्काल कार्य नहीं - समय हानि क्षेत्र।

पहले दो बिंदु विकास और सफलता का क्षेत्र बनाते हैं। तीसरा और चौथा लोगों को दिनचर्या में ले जा रहा है। इसलिए, योजना बनाते समय उनसे बचने के लिए बेहतर है, ऐसे कार्यों को सौंपने की क्षमता में महारत हासिल करना।

गैन्ट चार्ट

गैंट चार्ट बनाने के लिए जो योजना बनाई गई है, उसकी कल्पना करने का एक अच्छा तरीका है। विधि का सार व्यक्तिगत कार्यों को प्रदर्शित करने वाली गलियों के निर्माण में होता है, इसके बाद समय अक्ष के साथ उनका प्लेसमेंट होता है। अपनी योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए कॉलम आरेख (हिस्टोग्राम) का उपयोग एक अमेरिकी इंजीनियर और वैज्ञानिक प्रबंधन के एक विशेषज्ञ द्वारा प्रस्तावित किया गया था - हेनरी लॉरेंस गैंट।

यह विधि अन्य तकनीकों के अतिरिक्त काम करती है, जिससे आप परियोजना के कार्यान्वयन के सभी चरणों की दृष्टि से निगरानी कर सकते हैं, साथ ही साथ किए गए प्रयासों की प्रभावशीलता को समझ सकते हैं।

स्मार्ट योजना

यह लक्ष्य-निर्धारण के क्षेत्र के बजाय संदर्भित करता है, लेकिन ठीक से निर्धारित लक्ष्यों के बिना एक अच्छी योजना असंभव है। इस तकनीक के अनुसार, सभी लक्ष्यों का मुख्य मानदंडों द्वारा विश्लेषण किया जाना चाहिए:

विशिष्ट - संक्षिप्तता;
मापने योग्य; औसत दर्जे का;
प्राप्य - reachability;
प्रासंगिक - अन्य कार्यों के साथ तुलना;
समयबद्ध - समय में सीमित।

यदि लक्ष्य इन आवश्यकताओं को पूरा करता है, तो योजना के आगे के विकास में गंभीर कठिनाइयों का कारण नहीं होगा, क्योंकि इस काम की शुरुआत में सफलता रखी जाएगी।

GTD तकनीक

मूल विधि अमेरिकी विशेषज्ञ और समय प्रबंधन सलाहकार डेविड एलन द्वारा विकसित की गई है। संक्षिप्त नाम GTD "चीजों को पूरा करने के लिए लाने" के लिए खड़ा है। यह तकनीक आपके जीवन को व्यवस्थित करने के लिए कार्यों का एक स्पष्ट एल्गोरिदम प्रदान करती है। कार्यस्थल के उचित संगठन के साथ सिफारिशें शुरू होती हैं। भविष्य में, कैलेंडर-शेड्यूलर का उपयोग करके सूची बनाना, आपके सभी मामलों और योजनाओं को सुव्यवस्थित करना आवश्यक है:

निम्नलिखित क्रियाएं निकट अवधि को कवर करती हैं;
परियोजनाएं - कार्य जो लंबे समय तक किए जाते हैं;
आस्थगित - किसी को सौंपे गए अधिकार की धारा;
अनिवार्य नहीं - कुछ समय के लिए अस्पष्ट मायने रखता है।

GTD विधि के अनुसार, सफल नियोजन के लिए निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देना आवश्यक है:

क्या लक्ष्य प्राप्त किया जाना चाहिए?
इसे कैसे लागू किया जाएगा?
इसे प्राप्त करने के लिए आगे बढ़ने का मार्ग क्या है?

अपने कार्यों को सुव्यवस्थित करने और सूचीबद्ध प्रश्नों का उत्तर देने के बाद, किसी व्यक्ति के लिए एक उपयुक्त कार्य योजना तैयार करना और उसे लागू करना बहुत आसान हो जाता है।

नियोजन त्रुटि क्या है?

भले ही यह योजना कितनी भी दोषपूर्ण क्यों न दिखती हो, त्रुटियों के खिलाफ इसका बीमा नहीं किया जा सकता है। उनका सार पूर्वानुमानों के लिए अत्यधिक आशावादी दृष्टिकोण में निहित है। एक हड़ताली उदाहरण वह काम है जिसमें नियोजित 60 मिनट के बजाय एक घंटे और आधे का समय लगता है। दोनों व्यक्तिगत और सामूहिक योजनाएँ समान अशुद्धि के अधीन हैं।

त्रुटियों के मुख्य कारण:

पिछले अनुभव का अपर्याप्त उपयोग;
वास्तविकता के लिए इच्छा प्रदान करने की प्रवृत्ति;
बाहरी कारकों द्वारा केवल पिछली देरी का तर्क देने की प्रवृत्ति;
समय के आकलन और धारणा में गलतियाँ;
कार्य के लिए भूतल रवैया।

समय बर्बाद करने के अलावा, योजनाओं में गलतियों को वित्तीय या उत्पादन संसाधनों के नुकसान से भरा जाता है, या यहां तक कि कार्य के कार्यान्वयन पर भी सवाल उठाया जाता है। इसलिए, यह अनुशंसा की जाती है कि समय और प्रयास का एक विशिष्ट "आरक्षित" किसी भी योजना में डाल दिया जाए, जिससे आप अप्रत्याशित परिस्थितियों या कार्यों के समायोजन में पैंतरेबाज़ी कर सकें।

कार्य कितना भी गंभीर क्यों न हो, इसके क्रियान्वयन के लिए योजना की आवश्यकता होगी। कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह किस पैमाने पर होगा, किस मीडिया पर दर्ज किया जाएगा। मुख्य बात इसकी तैयारी के लिए सभी आवश्यक आवश्यकताओं को पूरा करना है, जिसमें आवश्यक प्रयासों और संसाधनों का पूर्वानुमान भी शामिल है। ऐसा करने के कई तरीके हैं, इसलिए आपको व्यक्तिगत रूप से फिट होने वाले को चुनने के लिए प्रत्येक को सावधानीपूर्वक पढ़ना चाहिए।