बहुत बार आप सुन सकते हैं कि किसी के पास समय की कमी है। यदि एक दिन में दो या तीन घंटे अधिक होते हैं तो वे सब कुछ करने का प्रबंधन करेंगे। इसी समय, ऐसे लोग हैं जो शांति से अपने कार्यों का प्रबंधन करते हैं, यहां तक कि दूसरों की मदद करने के लिए भी प्रबंध करते हैं। ऐसा क्यों? आखिरकार, 24 घंटे के लिए दिन में पहला और दूसरा। समय प्रबंधन इस सवाल का जवाब देता है। यह क्या है? आप अपने समय का प्रबंधन कैसे सीख सकते हैं? क्या ऐसे प्रभावी तरीके हैं जो तर्कसंगत रूप से जीने और उत्पादक रूप से काम करने में मदद करते हैं?
समय प्रबंधन क्या है?
टाइम मैनेजमेंट टाइम मैनेजमेंट की कला है। इसमें लक्ष्य-निर्धारण, योजना, नियंत्रण, प्रेरणा, उचित प्राथमिकता के तरीके शामिल हैं। आप व्यक्तिगत दक्षता में सुधार के उद्देश्य से समय प्रबंधन को तकनीकों की एक पूरी श्रृंखला के रूप में मान सकते हैं। यह समय प्रबंधन उपकरण, लेकिन लक्ष्य-निर्धारण, प्रेरणा, प्रतिनिधिमंडल, आदि के तरीकों पर चर्चा करने की प्रथा नहीं है।
इस शिक्षण की संरचना में बाहर खड़े हैं चार मुख्य ब्लॉकयात्रा की तुलना के आधार पर, समय प्रबंधन की "सीढ़ी" बनाते हैं:
- प्रभावशीलता - सवाल का जवाब "कैसे जाना है?"
- प्रौद्योगिकी के - "क्या जाना है?"
- रणनीति - "कहाँ जाना है?"
- दर्शन - अर्थ देता है, "क्यों जाना?"
चौथे ब्लॉक से अपने जीवन की उचित योजना बनाएं "क्यों?" पहला आइटम "कैसे?"
यह वैश्विक प्रबंधन को चुनने के लिए - समय प्रबंधन के मुख्य बिंदुओं में से एक है। इसके कार्यान्वयन के लिए दिशा को और समझें। फिर उपलब्धि के तंत्र का निर्धारण करें। समझें कि सभी नियोजित चरणों को लागू करने के लिए किन साधनों की आवश्यकता है।
समस्या के इस तरह के निर्माण का बहुत अर्थ काम को तर्कसंगत बनाना है, क्योंकि पूरे उपक्रम की प्रभावशीलता उचित लक्ष्य-निर्धारण और योजना पर निर्भर करती है।
समय प्रबंधन का उद्भव और गठन
शब्द समय प्रबंधन बीसवीं शताब्दी के 70 के दशक में दिखाई दिया। लोकप्रिय धारणा के अनुसार, इसका लेखक डेनमार्क क्लॉस मोलर का एक व्यापारी है। उन्होंने एक नोटबुक "टाइम मैनेजर" की पेशकश की, जो आयोजक का प्रोटोटाइप बन गया।
व्यक्ति में, जब समय प्रबंधन की नींव पैदा हुई थी, तो यह असंभव है। यह तर्क दिया जा सकता है कि निजी समय को नियंत्रित करने के प्रयास प्राचीन रोम में किए गए थे। पहला लिखित स्रोत लुसियस सेनेका के नोट्स हैं जो रोमन पाटीदारों में से एक को संबोधित किए गए थे। उन्होंने लेखन समय में संलग्न होने की सलाह दी, इसके उपयोग की निगरानी करें, अपने जीवन का मूल्यांकन करें। सेनेका ने हर सुबह ऐसा करने की पेशकश करते हुए, व्यापार योजना की आवश्यकता की ओर इशारा किया। इसके अलावा, रोमन दार्शनिक ने अधिकतम लाभ के साथ समय बिताने के लिए प्राथमिकताएं निर्धारित करने के महत्व पर जोर दिया।
संभवतः, पुरातनता की अन्य सभ्यताओं में शामिल समय की समझ, क्योंकि लोगों को हर जगह समान कार्यों और चुनौतियों का सामना करना पड़ा। अधिक आधुनिक रूप में, समय प्रबंधन 18 वीं शताब्दी के मध्य में प्रकट हुआ और औद्योगिक क्रांति के विकास के लिए समयबद्ध था।। पौधों और कारखानों के आगमन और बड़े पैमाने पर प्रसार के साथ, मानव श्रम प्राकृतिक कारकों पर कम और कम निर्भर हो गया। इसलिए, वर्कफ़्लोज़ को स्ट्रीम करना संभव है।
कई प्रमुख लोगों के जीवन के माध्यम से समय प्रबंधन के विचार लाल रेखा। उदाहरण के लिए, इतालवी लेखक और विद्वान लियोन बतिस्ता अलबर्टी, जो पुनर्जागरण में रहते थे, ने अपने कार्यों में समय प्रबंधन के महत्व को बताया। उन्होंने मामलों को सुव्यवस्थित करने के साथ-साथ दैनिक नियोजन पर ध्यान केंद्रित किया। अपने युग के "समय प्रबंधकों" के वैचारिक प्रेरक आइजैक न्यूटन थे, जिन्होंने स्पष्ट रूप से ब्रह्मांड की संरचना के सिद्धांतों को संरचित किया था। उनके द्वारा प्रस्तावित विचारों ने कई समकालीनों को अपने जीवन को सुव्यवस्थित करने के बारे में सोचने के लिए प्रेरित किया।
समय प्रबंधन के सबसे प्रमुख समर्थकों में से एक था जर्मन दार्शनिक इमैनुअल कांटजिसने अपने कार्यक्रम को इस हद तक बेहतर बनाया कि पड़ोसियों ने उस पर घड़ी की जाँच की।
अमेरिकी राजनेता बेंजामिन फ्रैंकलिनजिसने दुनिया को एक प्रसिद्ध वाक्यांश "टाइम इज मनी" दिया, एक व्यक्तिगत डायरी रखी, जिससे आत्म-नियंत्रण की काफी ऊंचाइयों तक पहुंच गया। फ्रैंकलिन की सरल और प्रभावी सिफारिशों ने कई लोकप्रिय समय प्रबंधन प्रशिक्षणों का आधार बनाया।
समय प्रबंधन के विकास में एक महत्वपूर्ण भूमिका एक अमेरिकी इंजीनियर द्वारा निभाई गई थी। फ्रेडरिक टेलरजिसने आधुनिक प्रबंधन और श्रम के वैज्ञानिक संगठन की नींव रखी (NOT)। टेलरिज्म, एक प्रबंधन सिद्धांत के रूप में, उत्पादकता में वृद्धि पर एक ठोस प्रभाव था।
इतालवी अर्थशास्त्री को याद नहीं करना असंभव है विलफ्रेडो पेरेटो, जिसने विश्व प्रसिद्ध समय प्रबंधन सिद्धांत "20:80" तैयार किया। इसे इस तरह से डिक्रिप्ट किया जाता है: 20% प्रयास 80% परिणाम लाते हैं और इसके विपरीत। यदि आप इसे बहुत "बीस" से परिभाषित करते हैं, तो आप व्यक्तिगत प्रभावशीलता को काफी बढ़ा सकते हैं।
कोई भी कम महत्वपूर्ण संयुक्त राज्य अमेरिका के 34 वें राष्ट्रपति का योगदान नहीं है। ड्वाइट डेविड आइजनहावर, जिसने प्राथमिकता के एक बहुत ही सुविधाजनक तरीका विकसित किया, जिसे "ईसेनहॉवर मैट्रिक्स" कहा जाता है। उन्होंने सभी मामलों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार विभाजित करने का प्रस्ताव दिया। चार प्रकार के कार्य हैं:
- महत्वपूर्ण, जरूरी;
- महत्वपूर्ण, जरूरी नहीं;
- महत्वपूर्ण नहीं, तत्काल;
- महत्वपूर्ण नहीं, अत्यावश्यक नहीं।
पहले दो प्रकारों पर ध्यान देना, और तीसरे या चौथे से बचना, एक व्यक्ति सीखेगा कि अपने समय का अधिक कुशलता से उपयोग कैसे करें।
समय के साथ, समय प्रबंधन के समयबद्ध प्रवाह उभरने लगे। उदाहरण के लिए, महिलाओं के लिए समय प्रबंधन, पुरुषों के लिए, व्यवसायियों के लिए, छात्रों के लिए, स्कूली बच्चों के लिए, आदि।
21 वीं सदी में लोकप्रिय समय प्रबंधन लेखक: ब्रायन ट्रेसी, डेविड एलेन, स्टीफन कोवे, एलन लैकान, डैन केनेडी, केरी ग्लेंसन, सर रिचर्ड ब्रैनसन, डेव क्रैंशव, पीटर ब्रेगमैन, अतुल गवांडे और अन्य। उनकी किताबें लंबे समय से डेस्कटॉप बन गई हैं। दुनिया भर में समय प्रबंधकों। हम इस दिशा के मुख्य विचारों पर आगे चर्चा करेंगे।
समय प्रबंधन उपकरण
समय प्रबंधन के मूल सिद्धांत मुख्य रूप से संबंधित विषयों से संबंधित हैं:
- लक्ष्य निर्धारण;
- योजना,
- प्राथमिकताओं की स्थापना;
- प्रेरणा;
- प्रतिनिधिमंडल।
वे तार्किक रूप से एक-दूसरे के साथ जुड़े हुए हैं, समय के तर्कसंगत उपयोग की समग्र तस्वीर के पूरक हैं।
लक्ष्य निर्धारण
लक्ष्य मुख्य मील का पत्थर है, जो आपको चयनित मार्ग से विचलन नहीं करने देता है। लक्ष्य सेटिंग एक मौलिक समय प्रबंधन थीसिस है जो काम शुरू होने से पहले समय की बचत का अनुमान लगाने में मदद करती है।
अक्सर, एक लक्ष्य सेटिंग विधि होती है जिसे स्मार्ट कहा जाता है। इस संक्षिप्त नाम का अर्थ है, लक्ष्य चुनने के लिए निम्नलिखित मानदंडों की पूर्ति:
- संक्षिप्तता (विशिष्ट) - अपेक्षित परिणाम की स्पष्ट समझ;
- मापने योग्य (मापने योग्य) - एक मात्रात्मक या गुणात्मक मूल्यांकन;
- प्रतिक्रियाशीलता (प्राप्त करने योग्य) - कार्य करने की क्षमता;
- प्रासंगिक - कार्यान्वयन की आवश्यकता;
- समय की कमी - समय सीमा परिभाषा।
यदि यह लक्ष्य SMART सिद्धांत से मेल खाता है, तो यह प्रयास की सबसे बड़ी संभव अर्थव्यवस्था के साथ इसे प्राप्त करना संभव होगा।
आयोजन
एक योजना या रणनीति की अनुपस्थिति ने कई होनहार उपक्रमों को नष्ट कर दिया है। लक्ष्य की जागरूकता के अलावा, यह समझा जाना चाहिए और इसके कार्यान्वयन के लिए "कदम" क्या आवश्यक हैं। इसके अलावा, प्राप्त परिणामों को नियंत्रित करना वांछनीय है।
कई नियोजन विधियों का आविष्कार किया गया है, लेकिन समय प्रबंधन में सबसे लोकप्रिय में से एक को कठोर लचीली योजना माना जाता है। अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए अनुसूची के 40-50% को छोड़कर, आपके दिन के 60% से अधिक की योजना बनाने की सिफारिश की जाती है। विभिन्न प्रकार के बल के लिए एक प्रकार का "रिजर्व" रखना, सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को रेखांकित करना वांछनीय है। इस प्रकार, नकारात्मक भावनाओं को अपनी योजनाओं को पूरा या समायोजित नहीं करने से बचना संभव होगा। मन की शांति को बचाना शीर्ष प्रबंधन प्राथमिकताओं में से एक है।
प्राथमिकता
प्राथमिकता वह क्रम है जिसमें विभिन्न कार्य किए जाते हैं। कानून के अनुसार, "मिलर का बटुआ" कहा जाता है, एक व्यक्ति की मेमोरी में 7 law 2 तत्व हो सकते हैं। इसका मतलब है कि एक सामान्य व्यक्ति शौक और घरेलू कार्यों सहित 5 से 9 विभिन्न मामलों को आसानी से प्रबंधित कर सकता है। यदि कम है, तो जीवन उबाऊ हो जाएगा, और यदि अधिक है, तो मस्तिष्क जानकारी के पूरे सरणी को संसाधित करने में सक्षम नहीं होगा। लेकिन पारेटो का कानून है, जिसके अनुसार 20% प्रयास 80% परिणाम लाते हैं और इसके विपरीत। प्राथमिकताओं का चुनाव आपको उन गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है जो अधिकतम प्रभाव प्रदान करते हैं।
प्राथमिकताओं को चुनने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं में से एक "ईसेनहॉवर मैट्रिक्स" है, जिसे पाठ में ऊपर उल्लेख किया गया था। अपने कार्यों को विभाजित करके, उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार, आप सबसे अधिक प्रासंगिक और प्रभावी क्षेत्रों को चुनकर आसानी से एक पदानुक्रम का निर्माण कर सकते हैं।
प्रेरणा
उचित प्रेरणा के बिना, काम करने की इच्छा गायब हो जाती है और श्रम उत्पादकता न्यूनतम हो जाती है। समय प्रबंधक को स्वयं और दूसरों को प्रेरित करने में सक्षम होना चाहिए। प्रेरणा का एक उत्कृष्ट तरीका "एंकरिंग का सिद्धांत" है। यह एक विशिष्ट कार्य के प्रदर्शन के लिए एक निश्चित प्रशंसा का तात्पर्य है।
उदाहरण के लिए, एक स्कूली छात्र कंसोल खेलना पसंद करता है, लेकिन होमवर्क नहीं करना। माता-पिता उसके साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर कर सकते हैं कि होमवर्क के लिए, उसे खेलने का अवसर मिलेगा। धीरे-धीरे, बच्चे को इस तथ्य की आदत हो जाएगी कि खेल को सबक द्वारा पालन किया जाता है, जिससे एक प्रकार का रिफ्लेक्स विकसित होता है। इसी तरह, आप स्व-प्रेरणा के मामले में कर सकते हैं।
प्रतिनिधिमंडल
व्यक्तिगत समय को बचाने के लिए, दूसरों को अपने कार्यों को सौंपने (स्थानांतरित) करने की क्षमता, किसी भी समय प्रबंधक के लिए एक अत्यंत उपयोगी कौशल है। उसे माहिर करना इतना मुश्किल नहीं है। प्रतिनिधिमंडल के 10 मूल सिद्धांतों को याद रखने की मुख्य बात:
- आवश्यक समर्थन के साथ कलाकार प्रदान करना;
- उसके काम के परिणामों के लिए जिम्मेदारी;
- आदेश के बारे में प्रारंभिक सूचना;
- प्रक्रिया में कलाकार का समावेश;
- अपेक्षित परिणाम का स्पष्ट विवरण;
- कार्य के मानदंडों और नियमों का सूत्रीकरण;
- कलाकार की प्रेरणा, उसके हितों का संकेत;
- अधिकारों और दायित्वों का पदनाम;
- कार्यान्वयन चरणों में नियमित निगरानी;
- संभावित विफलता और प्राधिकरण के "वापसी" की धारणा।
इन नियमों का अनुपालन प्रतिनिधिमंडल के कई "नुकसान" से बचने में मदद करता है, जिनमें से सबसे खतरनाक काम को फिर से करने की आवश्यकता है।
प्रतिनिधिमंडल के विषय में परोक्ष रूप से "नहीं" कहने की क्षमता शामिल है। दिनचर्या के काम को दूसरों पर कैसे शिफ्ट किया जाए, यह सीखने के अलावा, यदि वे आपके साथ ऐसा करने की कोशिश करते हैं, तो उन्हें मना करने में सक्षम होना उचित है।
समय प्रबंधन के तरीके
संबंधित क्षेत्रों से लेक्सिकॉन के अलावा, समय प्रबंधन में एक अद्वितीय शब्दावली है, साथ ही साथ मूल तरीके भी हैं। सबसे पहले, यह "क्रोनोफेज" की अवधारणा पर ध्यान देने योग्य है, संघर्ष जिसके साथ समय की एक महत्वपूर्ण राशि को बचाने में मदद मिलती है। क्रोनोफैगस का शाब्दिक अर्थ है "टाइम-ईटर।" ये सभी आदतें, स्थितियां और यहां तक कि ऐसे लोग हैं जो हमें वास्तव में महत्वपूर्ण कार्य करने से विचलित करते हैं। इसके विपरीत, वे "टाइम कीपर्स" से मिलते हैं, जो इसके विपरीत, इस मूल्यवान संसाधन को बचाने में मदद करते हैं। वैसे, यहां तक कि शब्द भी गढ़ा गया है - "समय प्रबंधन का बेसिलस", जिसका अर्थ है कि अपने समय के अलावा अनुकूलन, और परिवार, दोस्तों और कर्मचारियों सहित आसपास के लोगों की दैनिक दिनचर्या भी उनके लिए वास्तविक "टाइम कीपर" में बदल जाती है।
समय प्रबंधन पद्धति से, लोकप्रिय तरीकों को "टमाटर विधि", "मेंढक विधि", "हाथी विधि", "स्विस चीज़ विधि" और कई अन्य कहा जाता है। एट अल।
टमाटर की विधि
काम करने की क्षमता के अलावा, यह सीखना और ठीक से आराम करना बहुत महत्वपूर्ण है। लेकिन लोड और रिकवरी के बीच संतुलन हमेशा हासिल करना संभव नहीं होता है। यह थकान के विकास से भरा है। इटली के एक सरल छात्र, फ्रांसेस्को सिरिलो ने "पोमोडोरो विधि" नामक एक मूल दृष्टिकोण का प्रस्ताव रखा। इसमें 25-मिनट के अंतराल में काम को तोड़ना होता है, जो तीन मिनट की अवधि के आराम के साथ वैकल्पिक होता है - "टमाटर"। इस तरह के चार चक्रों के बाद, 15-30 मिनट का ब्रेक लिया जाता है। यह विधि आपको प्रदर्शन और उत्साह को लंबे समय तक बनाए रखने की अनुमति देती है।
मेंढक विधि
यूरोप में, अभिव्यक्ति है "नाश्ते के लिए एक मेंढक खाओ।" इसका मतलब निम्न है। यदि आप सुबह में सबसे अप्रिय काम करते हैं, मेंढक, तो बाकी दिन सकारात्मक भावनाओं से भरा होगा। इस समय प्रबंधन पद्धति का उद्देश्य तनाव को कम करना, भावनात्मक पृष्ठभूमि को सामान्य करना और किसी व्यक्ति की मनोवैज्ञानिक राहत है।
हाथी की विधि
समय प्रबंधन में "हाथी" के तहत एक बड़ा और असुविधाजनक कार्य है। इस तरह के कार्य को करने के लिए, शुरू करने के लिए, इसे उप-मुखौटे में विभाजित किया जाना चाहिए, अर्थात् - "हाथी को स्टेक में काटें।" उदाहरण के लिए, यदि किसी अपार्टमेंट में मरम्मत करना आवश्यक है, तो एक "हाथी" को रसोई, बाथरूम, बालकनी, लिविंग रूम, बेडरूम में विभाजित किया जा सकता है। वे, बदले में, बाईं या दाईं ओर "विभाजित", आदि।
स्विस चीज़ विधि
"हाथियों" का मुकाबला करने के लिए एक और तकनीक, लेकिन इस बार, सख्त क्रम के बिना। यदि किसी को बड़े पैमाने पर कार्य का सामना करना पड़ता है, तो यह नहीं पता कि उसे किस तरफ से "दृष्टिकोण" करना चाहिए, उसे एक माउस से सीखना चाहिए जो यादृच्छिक क्रम में पनीर के टुकड़े काटता है। धीरे-धीरे, पनीर "थैस" आंखों पर, एक कार्य में बदल जाता है जो कलाकार की क्षमताओं के अनुरूप होता है।
समय प्रबंधन में कई परस्पर संबंधित क्षेत्र शामिल हैं। उनके तरीकों के पूरे शस्त्रागार में महारत हासिल करना संभव नहीं है, लेकिन हर कोई ऐसे प्रबंधन के कम से कम कुछ सिद्धांतों को अपने जीवन में लागू कर सकता है। यदि आप खुद को रोबोट में बदले बिना कट्टरता के बिना ऐसा करते हैं, तो ऐसा व्यायाम फायदेमंद होगा, जो हमेशा काम, व्यक्तिगत जीवन और आत्म-विकास के लिए समय निकालने में मदद करता है।
